Naar buiten! Dat was het thema van de Digitaal Erfgoed Conferentiedie op 9 en 10 december plaats vond in Rotterdam. Dit jaar was hetcongres volgeboekt met maar liefst 425 deelnemers die graag meer wildenweten over het actief contact zoeken met de doelgroep.

De aftrap van de conferentie werd gegeven door Diane M. Zorich. Zijis specialist op het gebied van het ontsluiten van cultuur via digitalenetwerken en werkte onder andere voor het Metropolitan Museum of Art en the American Association of Museums.Naast het adviseren van erfgoedinstellingen, deed Zorich onderzoek naarde manier waarop samenwerking tussen LAMs (library, archive en museums)tot stand komt.

Zorich startte met het schetsen van enkele algemene bevindingen. Zovertelde zij dat mensen beginnen met zoeken bij Google: mensen gaanniet van site naar site, maar gebruiken Google als startpunt. Hierbijmaakt het de gebruiker niet uit welke site de informatie geeft. Hij ofzij kiest vaak voor de informatie die het eerst boven komt in Google.Dit betekent dus dat mensen niet automatisch naar jouw site komenwanneer zij op zoek zijn naar informatie over jou. Het betekent echterwel dat je voor veel mensen niet bestaat, wanneer je online niet tevinden bent!

Van Cabinet of Curiosity naar integrated search

In eerste instantie was het museum een ‘Cabinet of Curiosity’volgens Zorich. Dit betekent dat verschillende objecten zoals boeken,papers en andere werken op xc3xa9xc3xa9n plek te vinden waren. Dit is nietdemocratisch (want het is locatie gebaseerd en dus niet zichtbaar vooriedereen), niet economisch, maar wel gexc3xafntegreerd (want alles wasimmers op xc3xa9xc3xa9n plek te vinden).

Hierna kreeg ieder materiaal zijn eigen plek. Boeken zijn te vindenin de bibliotheek, objecten in het museum, etc. Dit is democratischer,want objecten zijn op verschillende plekken te vinden, economischer,maar minder gexc3xafntegreerd.

Nu zijn we klaar voor het ‘one for all’ principe. Dit betekent datalles gexc3xafntegreerd wordt, maar dan online! Dit is het meestdemocratisch (want toegankelijk voor iedereen), economisch en het meestgexc3xafntegreerd. Hiervoor moet het wel mogelijk zijn om in meerdere databronnen tegelijk te kunnen zoeken. Dit heet ‘integrated search’.

Volgens Zorich is het model wat er nu is, niet goed. De huidigestand van zaken is namelijk dat veel erfgoedinstellingen eigen onlinearchieven hebben. Ze werken echter niet samen om al het beschikbaremateriaal online te krijgen op een manier die gebruikers aanstaat.

Beyond the silos of the LAMs

Naar dit proces heeft RLG Programs en Research/OCLC onder de naam ‘Beyond the silos of the LAMs‘onderzoek gedaan. Door middel van een serie van workshops metverschillende instellingen is er onderzocht wat de voorwaarden zijn omsamenwerking teweeg te brengen. Het vormgeven van een samenwerking gaatvia het volgende model. Hierbij beweegt de organisatie zich van linksnaar rechts en wordt het proces steeds complexer en intensiever:

Bron: Beyond the Silos of the LAMs

Uit het onderzoek blijkt dat er een lijn is tussen ‘coordination’ en’collaboration’. De meeste organisaties komen in het proces tot dielijn en gaan dan weer terug naar de oude situatie.  Om werkelijk tetransformeren moet de organisatie zich als het ware over die lijn heentillen.

In de workshops is de instellingen gevraagd wat de ideale informatieomgeving zou zijn als er geen beperkingen zoals budget en capaciteitzouden zijn. Antwoorden hierop waren onder andere een ‘federaalzoekmodel’ en ‘xc3xa9xc3xa9n store’ voor digitale objecten met een back-endsysteem waarin iedereen kan zoeken.

De centrale vraag hierbij is natuurlijk of deze projectengerealiseerd kunnen worden. Dat kan wanneer samenwerken een gedeeldevisie wordt waar iedereen aan mee wil werken. Om dit te bereiken moetener incentives zijn zoals promotie, salaris en (publieke) herkenning.Stimulerende factoren zijn een ondersteunende administratieve unit,flexibiliteit en een directie of comitxc3xa9. Door deze factoren is het voorinstellingen mogelijk om over ‘de lijn’ heen te gaan en werkelijk tetransformeren.

‘Als je geen strategie hebt, ga je ten onder’

Ter afsluiting benadrukte Zorich nogmaals dat gebruikers onlineaanwezig zijn op sociale netwerken waar ze crexc3xabren en socializen metgelijkgestemden. Momenteel is er een discrepantie tussen de musea en denetwerken waar users zich bevinden. Wanneer je als organisatie dus nietonline bent, word je irrelevant voor de mensen die online zijn. VolgensZorich is 2.0 een zwart gat. ‘Als je geen strategie hebt, ga je tenonder. Ben dus strategisch in de manier waarop je je informatie naarbuiten brengt op 2.0 omgevingen. De meeste musea doen enormeinvesteringen om te digitaliseren, maar dit doen ze met name op deeigen site. Dit is echter niet de beste manier, want dit komt nietovereen met het gedrag en de verwachtingen van gebruikers.’

Om met de woorden van Diane Zorich te spreken: considercollaboration! Een gedeelde visie zorgt ervoor dat je de dingen kandoen die transformatie teweeg brengen. Alhoewel de sessie niet vooriedereen iets nieuws zal hebben toegevoegd, was het voor sommigenwellicht een eye opener. Stellingen als ‘wanneer je niet online bent,besta je niet’ zijn immers heftige statements. Interessant vind ik metname de randvoorwaarden van samenwerkingen. Alhoewel er al de nodigeonderzoeken naar gedaan zijn, zie je ook hier weer heel duidelijk dathet niet om de techniek gaat. Het is mogelijk om te digitaliseren ensamen te werken om zo tot integrated search modellen te komen, maar deimplementatie van de samenwerking is het probleem. Hoe zorg je ervoordat een verandering van de onderste tot de bovenste laag van deorganisatie doordringt en wordt geadopteerd? Het onderzoek doet eenstap in de richting door enkele factoren inzichtelijk te maken. Hetblijft echter mensen werk en dat is fragiel, zelfs wanneer allerandvoorwaarden goed zijn.

Later deze week volgt het verslag van de lezing van Nancy Proctor opde Digitaal Erfgoed Conferentie. Zij is hoofd nieuwe media van het Smithsonian American Art Museum. Ook de keynote van Diane M. Zorich is hopelijk later hier te vinden. En hier via Frankwatching de keynote van Diane M. Zorich:

Door: Hilde Smetsers