Crossmedia wordt vaak behandeld in de context van de entertainment industrie. Een kijker, of gebruiker, een entertainment ervaring bieden waarbij hij wordt verleid om gebruik te maken van verschillende soorten media. Veel minder horen we over crossmedia in het zakelijke verband. Dit onderdeel van crossmedia is echter heel groot en in mijn ogen net zo interessant.

Het grote verschil tussen het zakelijke en entertainment georixc3xabnteerde crossmedia gebruik is het verplichte karakter. Hiermee bedoel ik dat een gebruiker die op zoek is naar vermaak gewoon kan stoppen wanneer hij of zij dat wil. Als een overstap naar een volgend medium of een ander platform als lastig wordt ervaren, kan een gebruiker simpelweg besluiten dit niet te willen en te stoppen. Anders wordt het wanneer essentixc3xable informatie voor een belangrijke vergadering alleen via een ander medium kan worden verkregen. Een medium dat lastig is  in het gebruik, is geen geldig excuus om je niet voor te bereiden op een vergadering.

Veel organisaties hebben een aantal verschillende manieren om informatie te verstrekken aan medewerkers. Intranet, Yammer, Mail, gedeelde agendaxe2x80x99s, servers met gegevens, sms en misschien nog wel een papieren nieuwsbrief. Werknemers worden geacht om op de hoogte te blijven van alle belangrijke ontwikkelingen en ondertussen ook nog toe te komen aan het werk dat aan het einde van de dag gewoon af moet.

Laten we voor het gemak even het voorbeeld van een vergadering nemen. In eerste instantie moet een vergadering worden gepland. Dat is redelijk makkelijk. Je gaat naar de agenda en kiest een moment waarop jij en alle personen die je nodig hebt beschikbaar zijn. Je plant de vergadering en in het mailtje met de uitnodiging vraag je iedereen om agendapunten aan te leveren.

Ter voorbereiding van de vergadering maak je een agenda met alle punten die je wilde bespreken en de overige punten die je collegaxe2x80x99s hebben aangedragen. Deze agenda verspreid je onder de deelnemers met de vraag om alle documenten die van belang zijn voor de agendapunten door te nemen voor de vergadering. Als goede organisator zijnde, doe je dit zelf ook. Als eerste ga je naar de server netwerkschijf om een aantal relevante artikelen door te lezen. Daarnaast heb je ook nog een artikel in de mail gehad en via Yammer word je geattendeerd op een interessant artikel op een weblog.

De dag van de vergadering is aangebroken. Geheel voorbereid check je nog even de agenda en e-mail om te kijken of iedereen aanwezig kan zijn. Helaas zijn er wat afmeldingen en via een sms verneem je op het laatste moment ook nog een afmelding wegens ziekte.

Als de vergadering dan eindelijk van start gaat kom je erachter dat een aantal deelnemers zich niet goed heeft voorbereid. Ze konden niet alle artikelen vinden en zijn daarom niet op de hoogte van de materie. xc3x89xc3xa9n van de deelnemers beklaagd zich over het feit dat zijn agenda punt, dat hij via Yammer nog heeft voorgesteld, niet is opgenomen in de agenda. Dit punt, plus de punten die niet goed zijn voorbereid moeten op een volgende agenda nogmaals terugkomen, omdat ze tijdens deze vergadering niet genoeg behandeld konden worden.

Het gebrek aan duidelijke afspraken is in dit geval de oorzaak van het probleem. Misschien is het zelfs beter om te stellen dat het gebrek aan een strategie de oorzaak is. De vele media worden naast elkaar gebruikt zonder dat er een helder doel is. Er is niet helder gedefinieerd welke specifieke taak elk medium moet vervullen. Misschien kan zelfs gesteld worden dat het probleem ligt in het feit dat de verschillende media alleen naast elkaar werken en niet met elkaar. Dat laatste punt is niet zeker. Of de media wel of niet moeten samenwerken of alleen naast elkaar moeten werken is iets wat in lijn moet zijn met de rest van de strategie. Duidelijk is dat het overzicht weg was en daardoor de communicatie onduidelijk.   

Er wordt een vervolg vergadering gepland voor over een week. De notulen van deze vergadering worden verspreid via e-mail en extra punten voor de volgende vergadering kunnen worden aangeleverdxe2x80xa6 En zo begint het feest weer opnieuw.

Het lijkt nogal een flinke organisatie, zoxe2x80x99n vergadering. Maar feit is dat een vergadering een klein onderdeel van een werkproces is. Als op deze manier meerdere malen per week moet worden vergaderd en je moet ook nog toekomen aan je feitelijke werk, dan wordt het allemaal behoorlijk veel.

Bron afbeelding: VKblog.nl

Logisch dus dat medewerkers van een organisatie gaan klagen als het management het zoveelste nieuwe medium introduceert in de in de bedrijfscommunicatie. Net als bij crossmediale concepten voor entertainment moeten duidelijk afwegingen worden gemaakt bij de samenstelling van een communicatiemix voor interne communicatie.

Als een nieuw medium wordt gexc3xafntroduceerd moet dat ten koste gaan van een ander medium. Een extra medium dat naast een aantal andere draait zorgt eerder voor verwarring dan voor duidelijkheid. Daarnaast moet elk medium ook een duidelijke, en unieke, functie hebben binnen de mix. Media moeten elkaar aanvullen zonder dat een gebruiker ondergesneeuwd raakt in een doolhof van (dubbele) informatie.

Het is echter ook geen optie om elke paar maanden een nieuw medium te introduceren. In de veranderingen gaat veel tijd zitten die men liever het werk stopt. Een nieuw medium moet dienen om het werk te optimaliseren. Voordat een medium dit doet, is er altijd een periode waarin moet worden gewend aan het medium. In deze periode kan het medium zelfs een bottleneck in een werkproces zijn. Een medewerker ziet het daarom ook niet zitten om elke paar maanden te wennen aan een nieuw medium, als hij net is gewend aan het vorige en eindelijk alles kan vinden.

Waarschijnlijk klinkt dit allemaal niet meer dan logisch. De praktijk leert echter dat het toch nog regelmatig mis gaat. Het doel moet blijven om een gebruiker te ondersteunen in zijn werkzaamheden. Vaak word dit doel uit het oog verloren en gaat het alleen nog om efficixc3xabntie, innovatie of financixc3xable besparingen. Uiteraard zijn dit belangrijke aspecten om rekeningen mee te houden, maar uiteindelijk draait het om de medewerker die zijn werk met tevredenheid blijft doen. Crossmediale oplossingen voor interne communicatie zijn zeer effectief en efficixc3xabnt, mits het doel (de strategie) helder is en de gebruiker centraal staat.

Dit artikel is geschreven door Tim Lecomte